Elk in Armenië geregistreerd bedrijf moet jaarlijks vóór 20 februari zijn uiteindelijke begunstigden bij het staatsregister bevestigen. De deadline van 2026 is al bijna verstreken – dit is wat u nu moet weten en doen.
Wat is een UBO-verklaring?
Een UBO-verklaring (Ultimate Beneficial Owner) is een verplichte registratie waarin de daadwerkelijke personen worden geïdentificeerd die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een Armeense rechtspersoon. Armenië heeft de UBO-openbaarmakingsplicht ingevoerd als onderdeel van zijn anti-witwasbeleid, en de regels worden gehandhaafd door het Staatsregister (Agentschap voor het Staatsregister van Rechtspersonen).
De verklaring vereist dat elk Armeens bedrijf verder kijkt dan de directe aandeelhouders en het eigendom via alle tussenliggende entiteiten – holdingmaatschappijen, trusts of andere structuren – traceert tot de natuurlijke personen aan het eind van de keten. Als u een bedrijf in Armenië bezit via een Amerikaanse LLC, een Europese holding of een andere rechtspersoon, bent u waarschijnlijk de UBO die moet worden gemeld.
Wie moet een UBO-verklaring indienen?
Alle rechtspersonen die in Armenië geregistreerd zijn. Iedereen moet een UBO-verklaring indienen – zonder uitzonderingen. Dit geldt voor LLC's (de meest voorkomende rechtsvorm voor buitenlandse ondernemers), naamloze vennootschappen, non-profitorganisaties en stichtingen. Zelfs eenmans-LLC's waarvan de enige oprichter een natuurlijk persoon is, moeten een dergelijke verklaring indienen.
Deze eis treft vier groepen bijzonder hard:
Bedrijven in buitenlandse handen. Als u vanuit het buitenland een Armeense LLC heeft opgericht en de aandelen rechtstreeks of via een tussenpersoon bezit, moet uw bedrijf u als UBO (uiteindelijke begunstigde) vermelden. De extra documentvereisten voor buitenlandse staatsburgers (notarieel bekrachtigde Armeense vertalingen van paspoorten en legalisatie van paspoortkopieën wanneer het origineel niet in Armenië beschikbaar is) maken dit complexer en tijdrovender dan voor lokale oprichters.
IT-bedrijven vallen onder het omzetbelastingregime van 1%. Veel techondernemers richten Armeense bedrijven op, specifiek om te profiteren van de gunstige belastingregeling. Hetzelfde bedrijf dat profiteert van het 1%-tarief moet ook voldoen aan de UBO-registratieplicht. Niet-naleving kan problemen veroorzaken met uw bankrelaties – dezelfde banken die de betalingen van uw klanten verwerken.
Armeniërs in de diaspora met zakelijke belangen. Of u nu mede-eigenaar bent van een familiebedrijf, aandelen bezit in een start-up of hebt geïnvesteerd in een Armeense onderneming, uw eigendomsbelang moet worden gemeld als het aan de drempelwaarde voldoet. Dit geldt zelfs als u nog nooit een voet in het Staatsregister hebt gezet – de registratie verloopt elektronisch.
Digitale nomaden die werken voor Armeense bedrijven. Verhuizen naar Armenië en daar een bedrijf oprichten voor freelancewerk of werk op afstand komt steeds vaker voor. Deze bedrijven hebben dezelfde verplichtingen ten aanzien van de uiteindelijke begunstigde (UBO) als elke andere Armeense rechtspersoon, ongeacht de verblijfsstatus of nationaliteit van de eigenaar.
De jaarlijkse deadline is 20 februari.
De Armeense wetgeving kent drie aanleidingen voor het indienen van een UBO-verklaring. De belangrijkste aanleiding op dit moment is de jaarlijkse bevestiging: Elk Armeens bedrijf moet zijn UBO-verklaring uiterlijk 20 februari van elk jaar indienen of bevestigen., wat de eigendomsstructuur weergeeft zoals die bestond op 31 december van het voorgaande jaar.
De andere twee triggers zijn de initiële indieningstermijn van 40 dagen na de bedrijfsregistratie en een termijn van 40 dagen na elke wijziging in eigendom of zeggenschap. Voor een gedetailleerde uitleg van de 40-dagenregel, zie onze UBO-verklaringen in Armenië: uitleg over de 40-dagenregel en de jaarlijkse deadline.
Voor de jaarlijkse aangifte geldt dat als de UBO-gegevens van uw bedrijf niet zijn gewijzigd sinds uw laatste aangifte, het proces eenvoudig is: u logt in, bevestigt dat er niets is veranderd en u bent klaar. Er worden geen staatsrechten in rekening gebracht voor een simpele bevestiging. Als er wijzigingen zijn in uw eigendoms- of zeggenschapsstructuur, moet u een bijgewerkte aangifte indienen en de staatsrechten van 10,000 AMD (ongeveer $ 26) betalen.
Welke informatie moet openbaar gemaakt worden?
De verklaring moet elke natuurlijke persoon identificeren die volgens de Armeense wetgeving als UBO (uiteindelijke begunstigde) kwalificeert. De standaarddrempel is 20% of meer — hetzij direct of indirect bezit van stemgerechtigde aandelen, hetzij participatie in het maatschappelijk kapitaal. Maar het eigendomspercentage is niet het enige criterium.
Een persoon komt ook in aanmerking als UBO als hij of zij rechten uitoefent. feitelijke controle over de entiteit via juridische instrumenten, persoonlijke invloed of andere middelen, zelfs als ze minder dan 20% van de aandelen bezitten. En als geen enkele persoon voldoet aan de eigendoms- of zeggenschapstoets, is het bedrijf niet langer onderworpen aan de controle-eisen. senior management Moet standaard als UBO worden aangemerkt.
Voor elke UBO moet de verklaring het volgende bevatten:
- Volledige naam, geboortedatum en nationaliteit
- Paspoort- of identiteitsgegevens
- Het exacte percentage eigendom of participatie (met vermelding of het direct of indirect is)
- De basis voor de UBO-status is eigendom, controlemechanisme of managementpositie.
- Bij indirect eigendom: de volledige keten van tussenliggende entiteiten met eigendomspercentages op elk niveau.
Indirecte participatie wordt berekend door de eigendomspercentages in elke schakel van de keten met elkaar te vermenigvuldigen. Als u bijvoorbeeld 50% bezit van een Amerikaanse LLC die 60% bezit van een Armeense LLC, is uw indirecte participatie 30% (50% × 60%), wat de drempel van 20% overschrijdt.
Hoe u uw verklaring kunt indienen
UBO-verklaringen worden elektronisch ingediend via het speciale portaal van het staatsregister op bo.e-register.amU heeft een geldige elektronische handtekening nodig (zoals een door YesEm uitgegeven certificaat of een Armeense identiteitskaart met een elektronische handtekeningfunctie) om de verklaring te authenticeren en in te dienen.
Het proces werkt als volgt:
- Breng uw eigendomsstructuur in kaart. Identificeer alle natuurlijke personen die in aanmerking komen als UBO's op basis van de drempel van 20% eigendom, feitelijke zeggenschap of een hoge managementpositie. Documenteer voor elke persoon de reden voor opname in deze lijst.
- Verzamel identiteitsdocumenten. Voor elke UBO heeft u kopieën van het paspoort nodig. Voor buitenlandse UBO's heeft u bovendien een notarieel bekrachtigde Armeense vertaling van het paspoort nodig. Als het paspoort van de buitenlandse UBO niet fysiek in Armenië aanwezig is, moet u eerst een kopie van het paspoort laten legaliseren (via een apostille of consulaire legalisatie) zodat deze lokaal vertaald en notarieel bekrachtigd kan worden.
- Log in op het portaal. Open bo.e-register.am met behulp van de gekwalificeerde elektronische handtekening van de bevoegde ondertekenaar.
- Vul het formulier in. Voer de persoonsgegevens en eigendomsgegevens van elke UBO in. Upload indien nodig ondersteunende documenten.
- Onderteken en verzend. Controleer de verklaring, plaats uw elektronische handtekening en dien deze in. Download het ontvangstbewijs en een pdf-kopie voor uw eigen administratie.
Voor de jaarlijkse bevestiging, wanneer er niets is veranderd, hoeft u alleen maar in te loggen en te bevestigen dat de bestaande informatie nog steeds correct is — u hoeft geen gegevens opnieuw in te voeren of documenten opnieuw te uploaden.
Een gemachtigde vertegenwoordiger van een bedrijf kan ook UBO-verklaringen indienen met behulp van een volmacht (een gescande kopie wordt geaccepteerd), wat betekent dat uw Armeense advocaat het hele proces namens u kan afhandelen.
Sancties voor niet-naleving
De Armeense wetgeving neemt de naleving van de UBO-regels zeer serieus en legt zowel administratieve als strafrechtelijke sancties op.
Administratieve sancties (Artikel 169.29, Wetboek van administratieve overtredingen)
Er zijn vier soorten overtredingen, elk met een boete van 30 tot 100 keer de basiseenheid van de berekening (30,000–100,000 AMD, ongeveer $78–260 USD):
- Het niet indienen van de verklaring binnen de wettelijke termijn.
- Het indienen van de verklaring in strijd met de vorm- of procedurevoorschriften.
- Het verstrekken van onjuiste of onvolledige gegevens door nalatigheid.
- Het nalaten van een gedegen due diligence-onderzoek naar de uiteindelijke begunstigden, of het nalaten om due diligence-documenten te bewaren.
Voor mensen die voor het eerst te laat aangifte doen, biedt de wet ook een mogelijkheid tot een waarschuwing als alternatief voor een boete.
Er bestaat een belangrijke uitzondering: als u de overtreding corrigeert en een bewijs van correctie overlegt aan het staatsregister. vaardigheden Zodra het sanctiebesluit is genomen, bent u vrijgesteld van administratieve aansprakelijkheid. Dit betekent dat als u de deadline hebt gemist, onmiddellijk indienen u nog steeds kan beschermen – maar wacht niet tot de handhavingsprocedure van start gaat.
Strafrechtelijke sancties (Artikel 294, Wetboek van Strafrecht)
Het opzettelijk indienen van valse UBO-gegevens of het verzwijgen van informatie die openbaar gemaakt had moeten worden, is een strafbaar feit. De straffen omvatten een boete van maximaal tien keer de basisberekeningseenheid, ontzegging van het recht om bepaalde functies te bekleden voor maximaal drie jaar, vrijheidsbeperking voor maximaal één jaar of een korte gevangenisstraf van maximaal twee maanden. Dit geldt zowel voor de persoon die de verklaring indient als voor elke deelnemer of uiteindelijke begunstigde die valse informatie aan de indiener verstrekt of niet reageert op diens verzoek.
Praktische gevolgen die verder gaan dan de boete
De financiële sancties zijn relatief bescheiden, maar de operationele gevolgen kunnen wel degelijk ontwrichtend zijn. Armeense banken controleren routinematig het openbare UBO-register als onderdeel van hun doorlopende due diligence. Als de UBO-verklaring van uw bedrijf ontbreekt of verouderd is, zal uw bank u waarschijnlijk vragen deze bij te werken. Totdat u dit doet, kunt u vertragingen ondervinden bij de afhandeling van uw rekening, het openen van nieuwe rekeningen of de verwerking van transacties. Voor bedrijven die afhankelijk zijn van Armeense bankrekeningen voor het ontvangen van betalingen van klanten of het betalen van aannemers, is het naleven van de UBO-regelgeving essentieel om onnodige problemen met de bank te voorkomen.
Veel voorkomende fouten te vermijden
Niet traceren via tussenliggende entiteiten. Dit is de meest voorkomende fout bij bedrijven in buitenlandse handen. Als u uw Armeense bedrijf via een holdingmaatschappij (een Amerikaanse LLC, een Europese BV, een Singaporese PTE) beheert, kunt u de holdingmaatschappij niet zomaar als eigenaar opgeven. U moet de eigendomsstructuur traceren tot de natuurlijke persoon en de indirecte eigendomspercentages berekenen door met elke laag te vermenigvuldigen.
Het documentatieproces is te laat gestart. Buitenlandse UBO's hebben een notarieel bekrachtigde Armeense vertaling van hun paspoort nodig. Als het paspoort zich niet fysiek in Armenië bevindt, moet eerst een gelegaliseerde kopie worden verkregen. Dit proces kan, afhankelijk van het land, twee tot vier weken duren. Als u de deadline van 20 februari nadert en deze documenten nog niet gereed hebt, neem dan onmiddellijk contact op met een lokale advocaat om de mogelijkheden voor een versnelde procedure te bespreken. Houd er rekening mee dat u voor de jaarlijkse bevestiging geen nieuwe paspoortdocumenten hoeft in te dienen als er niets is veranderd.
Vergeten om updates door te voeren na een eigendomsoverdracht. De jaarlijkse aangifte weerspiegelt de eigendomsstructuur zoals die was op 31 december. Als u in de loop van het jaar een medeoprichter hebt toegevoegd, een financieringsronde hebt afgerond of uw aandelenstructuur hebt gewijzigd, moet de aangifte van 20 februari de nieuwe structuur weergeven – niet de structuur die u vorig jaar hebt ingediend.
Het negeren van de feitelijke controletest. Sommige bedrijven richten zich alleen op de drempel van 20% eigendom en negeren het controlecriterium. Als iemand de strategie van het bedrijf stuurt via een aandeelhoudersovereenkomst, een zetel in de raad van bestuur of een contractuele regeling zonder 20% van de aandelen te bezitten, kan die persoon nog steeds als UBO (User Benefit Owner) worden aangemerkt.
Geen geldige elektronische handtekening. Het portaal vereist een geldige elektronische handtekening. Als uw certificaat voor elektronische handtekeningen is verlopen of als u er nooit een hebt aangemaakt, kunt u geen aanvraag indienen. Controleer dit ruim voor de deadline, want het verkrijgen of verlengen van een elektronische handtekening kost tijd.
Ervan uitgaande dat LLC's met één lid zijn vrijgesteld. Er bestaat geen uitzondering voor LLC's op basis van hun ledenstructuur. Elke LLC moet een UBO-verklaring indienen, inclusief LLC's met één lid waarvan de enige oprichter een natuurlijk persoon is.
Hoe Vardanyan & Partners u kan helpen
Nu de deadline van 20 februari nadert, moeten veel ondernemers – vooral die buiten Armenië gevestigd zijn – zich haasten om UBO-verklaringen op te stellen waar ze sinds vorig jaar misschien niet meer aan hebben gedacht. Ons team verzorgt regelmatig UBO-aangiften voor buitenlandse Armeense bedrijven en we kunnen het hele proces namens u beheren met behulp van een volmacht.
Wij helpen bij het in kaart brengen van complexe eigendomsstructuren via meerlagige holdingmaatschappijen, het coördineren van apostille- en notariële vertalingsvereisten voor buitenlandse UBO-documenten, het indienen van de verklaring via het elektronische portaal, het opstellen van compliancekalenders zodat u nooit meer een deadline mist, en het oplossen van eventuele problemen met te late of onvolledige eerdere indieningen voordat er boetes worden opgelegd.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat is de UBO-deadline van 20 februari?
Elke Armeense rechtspersoon moet jaarlijks vóór 20 februari een verklaring van de uiteindelijke begunstigde (UBO) indienen of bevestigen. Deze verklaring moet de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de onderneming weergeven zoals die was op 31 december van het voorgaande jaar. Voor de aangifte in 2026 betekent dit uw eigendomsstructuur zoals die was op 31 december 2025.
Wie komt in aanmerking als UBO volgens de Armeense wetgeving?
Een UBO is een natuurlijke persoon die direct of indirect 20% of meer van de stemgerechtigde aandelen of het maatschappelijk kapitaal van een bedrijf bezit, of die op welke wijze dan ook feitelijke controle over het bedrijf uitoefent. Als niemand aan een van beide criteria voldoet, moet het senior management van het bedrijf als UBO worden aangewezen.
Moet mijn eenpersoons-LLC een UBO-verklaring indienen?
Ja. Alle Armeense rechtspersonen moeten een UBO-verklaring indienen, inclusief eenmans-bv's waarvan de enige oprichter een natuurlijk persoon is. Er zijn geen uitzonderingen op basis van het type bedrijf of de eigendomsstructuur.
Ik bezit mijn Armeense bedrijf via een buitenlandse holding. Hoe bereken ik indirect eigendom?
Vermenigvuldig de eigendomspercentages via elke schakel in de keten. Als u bijvoorbeeld 80% bezit van een Amerikaanse LLC die 50% bezit van een Armeens bedrijf, is uw indirecte participatie 40% (80% × 50%). Zowel direct als indirect eigendom moet in de aangifte worden vermeld, samen met de volledige keten van tussenliggende entiteiten.
Welke documenten moeten buitenlandse UBO's aanleveren?
Buitenlandse UBO's moeten een kopie van hun paspoort overleggen, voorzien van een notarieel bekrachtigde Armeense vertaling. Indien het paspoort niet fysiek in Armenië aanwezig is, is een gelegaliseerde (geapostilleerde of consulair bekrachtigde) kopie vereist, zodat de vertaling en notariële bekrachtiging ter plaatse kunnen worden uitgevoerd. Houd rekening met een doorlooptijd van twee tot vier weken voor dit proces. Voor de jaarlijkse bevestiging, wanneer er geen wijzigingen zijn, hoeft u deze documenten niet opnieuw in te dienen.
Wat gebeurt er als ik de deadline van 20 februari mis?
Te late indiening leidt tot een administratieve boete van 30,000 tot 100,000 AMD (ongeveer $ 78-260). Er is echter een uitzondering: als u de overtreding corrigeert en bewijs hiervan indient bij het Staatsregister voordat een sanctiebesluit wordt genomen, kunt u de boete volledig vermijden. Het grootste praktische risico is dat Armeense banken het register van uiteindelijke begunstigden regelmatig controleren en u zullen vragen uw registratie bij te werken. Dit kan leiden tot vertragingen bij de afhandeling van uw rekening totdat u dit heeft gedaan.
Kan mijn advocaat de UBO-verklaring voor mij indienen?
Ja. Een gemachtigde kan namens het bedrijf een aanvraag indienen met behulp van een volmacht (een gescande kopie wordt geaccepteerd). Dit is gebruikelijk voor buitenlandse bedrijven waarvan de oprichters zich niet fysiek in Armenië bevinden.
Zijn er kosten verbonden aan de jaarlijkse UBO-registratie?
Als u alleen bevestigt dat uw UBO-gegevens sinds de laatste aangifte niet zijn gewijzigd, hoeft u geen belasting te betalen. Als u een bijgewerkte aangifte indient die wijzigingen in uw eigendoms- of zeggenschapsstructuur weerspiegelt, bedraagt de belasting 10,000 AMD (ongeveer $ 26).
De deadline van 20 februari is bijna hier.
Heeft uw Armeense bedrijf de jaarlijkse UBO-verklaring nog niet ingediend? Doe dat dan nu. Ons team kan het hele proces – van documentvoorbereiding tot elektronische indiening – voor u verzorgen.
Krijg dringend hulp bij het indienen van uw aanvraag.