Tờ khai UBO của Armenia: Hạn chót nộp hồ sơ ngày 20 tháng 2

Mọi công ty đăng ký tại Armenia phải xác nhận Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng với Cơ quan đăng ký Nhà nước trước ngày 20 tháng 2 hàng năm. Hạn chót năm 2026 chỉ còn vài ngày nữa — đây là những điều bạn cần biết và cần làm ngay bây giờ.

Tuyên bố chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO Declaration) là gì?

Tờ khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO - Ultimate Beneficial Owner) là một thủ tục bắt buộc nhằm xác định những người thực sự sở hữu hoặc kiểm soát một pháp nhân Armenia. Armenia đã đưa ra các yêu cầu công khai UBO như một phần của khuôn khổ chống rửa tiền, và các quy định này được thực thi bởi Cơ quan Đăng ký Pháp nhân Nhà nước (State Registry for State Register of Legal Entities).

Bản tuyên bố yêu cầu mọi công ty Armenia phải xem xét vượt ra ngoài phạm vi các cổ đông trực tiếp và truy tìm quyền sở hữu thông qua bất kỳ thực thể trung gian nào — công ty mẹ, quỹ tín thác hoặc các cấu trúc khác — để tìm ra các cá nhân ở cuối chuỗi. Nếu bạn sở hữu một công ty ở Armenia thông qua một công ty trách nhiệm hữu hạn của Hoa Kỳ, một thực thể nắm giữ của châu Âu hoặc bất kỳ hình thức doanh nghiệp nào khác, bạn rất có thể là chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) cần được khai báo.

Ai phải nộp tờ khai UBO?

Tất cả các thực thể pháp lý được đăng ký tại Armenia Phải nộp tờ khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) — không có ngoại lệ. Điều này bao gồm các công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC - hình thức kinh doanh phổ biến nhất đối với các doanh nhân nước ngoài), các công ty cổ phần, các tổ chức phi lợi nhuận và các quỹ. Ngay cả các LLC một thành viên mà người sáng lập duy nhất là cá nhân cũng phải nộp.

Yêu cầu này ảnh hưởng đặc biệt nặng nề đến bốn nhóm:

Các công ty thuộc sở hữu nước ngoài. Nếu bạn thành lập một công ty TNHH Armenia từ nước ngoài và nắm giữ cổ phần trực tiếp hoặc thông qua trung gian, công ty của bạn phải khai báo bạn là chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO). Các yêu cầu về giấy tờ bổ sung đối với công dân nước ngoài (bản dịch hộ chiếu Armenia có công chứng và việc hợp pháp hóa bản sao hộ chiếu khi bản gốc không có ở Armenia) khiến quá trình này phức tạp và tốn thời gian hơn so với các nhà sáng lập trong nước.

Các công ty CNTT thuộc diện thuế doanh thu 1%. Nhiều doanh nhân công nghệ thành lập công ty tại Armenia để tận dụng ưu đãi thuế. Công ty được hưởng mức thuế 1% cũng phải tuân thủ quy định về kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO). Việc không tuân thủ có thể gây ra vấn đề với các mối quan hệ ngân hàng của bạn — chính những ngân hàng xử lý các khoản thanh toán từ khách hàng.

Người Armenia ở nước ngoài có hoạt động kinh doanh. Dù bạn đồng sở hữu một doanh nghiệp gia đình, nắm giữ cổ phần trong một công ty khởi nghiệp, hay đầu tư vào một dự án của người Armenia, tỷ lệ sở hữu của bạn phải được khai báo nếu đạt đến ngưỡng quy định. Điều này áp dụng ngay cả khi bạn chưa từng đặt chân đến văn phòng đăng ký nhà nước — việc khai báo được thực hiện điện tử.

Những người làm việc từ xa hợp tác với các công ty Armenia. Việc chuyển đến Armenia và thành lập công ty để làm việc tự do hoặc làm việc từ xa ngày càng phổ biến. Các doanh nghiệp này có cùng nghĩa vụ của chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) như bất kỳ thực thể pháp lý nào khác của Armenia, bất kể tình trạng cư trú hay quốc tịch của chủ sở hữu.

Hạn chót hàng năm ngày 20 tháng 2

Luật pháp Armenia quy định ba mốc thời gian để nộp tờ khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO). Mốc thời gian quan trọng nhất hiện nay là việc xác nhận hàng năm: Mỗi công ty Armenia phải nộp hoặc xác nhận bản kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) trước ngày 20 tháng 2 hàng năm.Phản ánh cơ cấu sở hữu tính đến ngày 31 tháng 12 năm trước.

Hai mốc thời gian khác là thời hạn nộp hồ sơ 40 ngày ban đầu sau khi công ty đăng ký và thời hạn 40 ngày sau bất kỳ thay đổi nào về quyền sở hữu hoặc kiểm soát. Để biết chi tiết về quy tắc 40 ngày, vui lòng xem phần của chúng tôi. Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) tại Armenia: Quy tắc 40 ngày và thời hạn hàng năm được giải thích.

Đối với việc kê khai hàng năm, nếu thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) của công ty bạn không thay đổi kể từ lần kê khai trước, quy trình rất đơn giản — bạn chỉ cần đăng nhập, xác nhận rằng không có gì thay đổi và thế là xong. Không phải trả phí tiểu bang cho việc xác nhận đơn giản này. Nếu có thay đổi về cơ cấu sở hữu hoặc kiểm soát, bạn phải nộp bản kê khai cập nhật và trả phí tiểu bang 10,000 AMD (~26 đô la).

Những thông tin nào phải được tiết lộ?

Bản kê khai phải xác định rõ từng cá nhân đủ điều kiện là chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) theo luật Armenia. Ngưỡng tiêu chuẩn là 20% trở lên — sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp cổ phần có quyền biểu quyết hoặc tham gia vào vốn điều lệ. Nhưng tỷ lệ sở hữu không phải là tiêu chí duy nhất.

Một người cũng đủ điều kiện là chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) nếu họ thực hiện quyền đó. kiểm soát thực tế có thể chi phối thực thể thông qua các văn bản pháp lý, ảnh hưởng cá nhân hoặc các phương tiện khác, ngay cả khi họ nắm giữ ít hơn 20%. Và nếu không có cá nhân nào đáp ứng được cả tiêu chí sở hữu hoặc kiểm soát, thì công ty sẽ... quản lí cấp cao Theo mặc định, chúng phải được khai báo là UBO (chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng).

Đối với mỗi chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO), bản khai báo phải bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ, ngày sinh và quốc tịch
• Thông tin hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân
• Tỷ lệ sở hữu hoặc tham gia chính xác (ghi rõ là trực tiếp hay gián tiếp)
• Cơ sở để xác định tư cách chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) là quyền sở hữu, cơ chế kiểm soát hoặc vị trí quản lý.
• Đối với quyền sở hữu gián tiếp: toàn bộ chuỗi các thực thể trung gian với tỷ lệ sở hữu ở mỗi cấp độ.

Sự tham gia gián tiếp được tính bằng cách nhân tỷ lệ sở hữu thông qua từng mắt xích trong chuỗi. Ví dụ, nếu bạn sở hữu 50% một công ty TNHH của Mỹ, công ty này lại sở hữu 60% một công ty TNHH của Armenia, thì sự tham gia gián tiếp của bạn là 30% (50% × 60%), vượt quá ngưỡng 20%.

Cách nộp tờ khai của bạn

Các bản kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) được nộp điện tử thông qua cổng thông tin chuyên dụng của Cơ quan đăng ký Nhà nước tại địa chỉ sau: bo.e-register.amBạn sẽ cần một chữ ký điện tử hợp lệ (chẳng hạn như chứng chỉ do YesEm cấp hoặc thẻ căn cước Armenia có chức năng chữ ký điện tử) để xác thực và nộp bản khai.

Quy trình hoạt động như sau:

1. Lập sơ đồ cấu trúc sở hữu của bạn. Xác định tất cả các cá nhân đủ điều kiện là chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) dựa trên ngưỡng sở hữu 20%, quyền kiểm soát thực tế hoặc vị trí quản lý cấp cao. Ghi lại cơ sở để đưa mỗi cá nhân vào danh sách.
2. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân. Đối với mỗi chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO), bạn cần bản sao hộ chiếu. Đối với UBO nước ngoài, bạn cũng cần bản dịch hộ chiếu tiếng Armenia có công chứng. Nếu hộ chiếu của UBO nước ngoài không có sẵn tại Armenia, bạn cần phải hợp pháp hóa (chứng thực lãnh sự hoặc hợp pháp hóa tại lãnh sự quán) bản sao hộ chiếu trước để có thể dịch và công chứng tại địa phương.
3. Đăng nhập vào cổng thông tin. Truy cập bo.e-register.am bằng chữ ký điện tử hợp lệ của người ký được ủy quyền.
4. Hoàn thành mẫu đơn. Nhập thông tin cá nhân và chi tiết quyền sở hữu của từng chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO). Tải lên các tài liệu hỗ trợ nếu được yêu cầu.
5. Kí và nộp. Xem lại bản khai, ký điện tử và gửi đi. Tải xuống biên nhận gửi và bản sao PDF để lưu trữ.

Đối với việc xác nhận hàng năm khi không có gì thay đổi, bạn chỉ cần đăng nhập và xác nhận rằng thông tin hiện có vẫn chính xác — không cần nhập lại dữ liệu hoặc tải lại tài liệu.

Người đại diện được ủy quyền của công ty cũng có thể nộp tờ khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) bằng giấy ủy quyền (bản sao quét được chấp nhận), điều này có nghĩa là luật sư người Armenia của bạn có thể xử lý toàn bộ quy trình thay mặt bạn.

Hình phạt cho việc không tuân thủ

Luật pháp Armenia rất coi trọng việc tuân thủ quy định về chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) và áp dụng cả các hình phạt hành chính lẫn hình sự.

Các hình phạt hành chính (Điều 169.29, Bộ luật xử lý vi phạm hành chính)

Bốn loại vi phạm, mỗi loại đều có mức phạt là... Gấp 30 đến 100 lần đơn vị tính toán cơ bản (30,000–100,000 AMD, xấp xỉ 78–260 USD):

• Không nộp tờ khai trong thời hạn quy định.
• Nộp tờ khai vi phạm các yêu cầu về hình thức hoặc thủ tục.
• Cung cấp dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ do sơ suất.
• Không tiến hành thẩm định kỹ lưỡng đối với chủ sở hữu hưởng lợi, hoặc không lưu giữ hồ sơ thẩm định.

Đối với những người nộp hồ sơ muộn lần đầu, luật cũng quy định một số điều khoản. cảnh báo như một biện pháp thay thế cho việc phạt tiền.

Có một điều khoản miễn trừ quan trọng: nếu bạn khắc phục vi phạm và cung cấp bằng chứng về việc khắc phục cho Cơ quan đăng ký tiểu bang. trước Khi quyết định xử phạt được ban hành, bạn sẽ được miễn trách nhiệm hành chính. Điều này có nghĩa là nếu bạn đã bỏ lỡ thời hạn, việc nộp đơn ngay lập tức vẫn có thể bảo vệ bạn — nhưng đừng chờ đến khi quá trình thi hành bắt đầu.

Hình phạt hình sự (Điều 294, Bộ luật Hình sự)

Việc cố ý cung cấp dữ liệu chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) sai lệch hoặc che giấu thông tin đáng lẽ phải được tiết lộ là một hành vi phạm tội. Hình phạt bao gồm phạt tiền lên đến mười lần đơn vị tính toán cơ bản, tước quyền nắm giữ một số chức vụ nhất định trong tối đa ba năm, hạn chế tự do trong tối đa một năm hoặc phạt tù ngắn hạn đến hai tháng. Điều này áp dụng cho cả người nộp tờ khai và bất kỳ người tham gia hoặc chủ sở hữu hưởng lợi nào cung cấp thông tin sai lệch cho người nộp tờ khai hoặc không trả lời yêu cầu của người nộp tờ khai.

Hậu quả thực tiễn vượt ra ngoài phạm vi phạt tiền.

Mức phạt tiền tương đối khiêm tốn, nhưng hậu quả về mặt hoạt động có thể gây ra nhiều xáo trộn hơn. Các ngân hàng Armenia thường xuyên kiểm tra sổ đăng ký chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) công khai như một phần của quy trình thẩm định thường xuyên. Nếu tờ khai UBO của công ty bạn bị thiếu hoặc lỗi thời, ngân hàng của bạn có thể sẽ yêu cầu bạn cập nhật – và cho đến khi bạn làm điều đó, bạn có thể gặp phải sự chậm trễ trong các dịch vụ tài khoản, việc mở tài khoản mới hoặc xử lý giao dịch. Đối với các công ty dựa vào tài khoản ngân hàng Armenia để nhận thanh toán từ khách hàng hoặc trả tiền cho nhà thầu, việc tuân thủ quy định về UBO sẽ tránh được những rắc rối không cần thiết với ngân hàng của bạn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Không truy vết thông qua các thực thể trung gian. Đây là lỗi thường gặp nhất đối với các công ty có vốn nước ngoài. Nếu bạn sở hữu công ty Armenia của mình thông qua một công ty mẹ (một công ty trách nhiệm hữu hạn của Mỹ, một công ty cổ phần của châu Âu, một công ty tư nhân của Singapore), bạn không thể chỉ đơn giản liệt kê công ty mẹ đó là chủ sở hữu. Bạn phải truy tìm đến cá nhân sở hữu thực tế và tính toán tỷ lệ sở hữu gián tiếp bằng cách nhân qua từng lớp.

Bắt đầu quy trình xử lý tài liệu quá muộn. Các chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng ở nước ngoài cần bản dịch hộ chiếu tiếng Armenia có công chứng — và nếu hộ chiếu không có ở Armenia, cần phải có bản sao được hợp pháp hóa trước. Quá trình này có thể mất từ ​​hai đến bốn tuần tùy thuộc vào quốc gia. Nếu bạn đang gần đến hạn chót ngày 20 tháng 2 mà chưa chuẩn bị xong các tài liệu này, hãy liên hệ ngay với luật sư địa phương để tìm hiểu các phương án làm nhanh hơn. Lưu ý rằng đối với việc xác nhận hàng năm, bạn không cần phải nộp lại giấy tờ hộ chiếu nếu không có gì thay đổi.

Quên cập nhật sau khi quyền sở hữu thay đổi. Bản kê khai hàng năm phản ánh quyền sở hữu tính đến ngày 31 tháng 12. Nếu bạn có thêm người đồng sáng lập, hoàn tất vòng gọi vốn hoặc tái cấu trúc cổ phần trong năm, bản kê khai ngày 20 tháng 2 phải phản ánh cấu trúc mới — chứ không phải những gì bạn đã kê khai năm ngoái.

Bỏ qua thử nghiệm kiểm soát thực tế. Một số công ty chỉ tập trung vào ngưỡng sở hữu 20% và bỏ qua tiêu chí kiểm soát. Nếu ai đó định hướng chiến lược của công ty thông qua thỏa thuận cổ đông, ghế trong hội đồng quản trị hoặc thỏa thuận hợp đồng mà không nắm giữ 20% cổ phần, họ vẫn có thể đủ điều kiện là chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO).

Không có chữ ký điện tử hợp lệ. Cổng thông tin yêu cầu chữ ký điện tử hợp lệ. Nếu chứng chỉ chữ ký điện tử của bạn đã hết hạn hoặc bạn chưa từng thiết lập, bạn không thể nộp hồ sơ. Hãy kiểm tra kỹ điều này trước thời hạn – việc lấy hoặc gia hạn chữ ký điện tử mất thời gian.

Giả sử các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được miễn trừ. Không có ngoại lệ nào cho các công ty TNHC dựa trên cơ cấu thành viên của chúng. Mọi công ty TNHC đều phải nộp tờ khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO), bao gồm cả các công ty TNHC một thành viên mà người sáng lập duy nhất là cá nhân.

Vardanyan & Partners có thể giúp gì

Khi hạn chót ngày 20 tháng 2 đang đến gần, nhiều chủ doanh nghiệp — đặc biệt là những người có trụ sở bên ngoài Armenia — đang tất bật chuẩn bị các tờ khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) mà họ có thể đã không nghĩ đến kể từ năm ngoái. Nhóm của chúng tôi thường xuyên xử lý các thủ tục kê khai UBO cho các công ty Armenia thuộc sở hữu nước ngoài, và chúng tôi có thể quản lý toàn bộ quy trình thay mặt bạn bằng giấy ủy quyền.

Chúng tôi hỗ trợ lập bản đồ cấu trúc sở hữu phức tạp thông qua các thực thể nắm giữ nhiều tầng, điều phối các yêu cầu chứng thực lãnh sự và dịch thuật công chứng cho các tài liệu chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) nước ngoài, nộp tờ khai thông qua cổng điện tử, thiết lập lịch tuân thủ để bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn nữa và giải quyết mọi vấn đề với các hồ sơ nộp trước đó bị trễ hoặc không đầy đủ trước khi bị phạt.

Câu Hỏi Thường Gặp

Hạn chót ngày 20 tháng 2 đối với chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) là khi nào?

Mọi pháp nhân Armenia phải nộp hoặc xác nhận bản kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) trước ngày 20 tháng 2 hàng năm. Bản kê khai phải phản ánh cơ cấu sở hữu và kiểm soát của công ty tính đến ngày 31 tháng 12 của năm trước đó. Đối với hồ sơ năm 2026, điều này có nghĩa là cơ cấu sở hữu của bạn tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2025.

Theo luật Armenia, ai được coi là chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO)?

Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) là bất kỳ cá nhân nào sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 20% trở lên cổ phần có quyền biểu quyết hoặc vốn điều lệ của công ty, hoặc thực hiện quyền kiểm soát thực tế đối với công ty thông qua bất kỳ phương tiện nào. Nếu không ai đáp ứng được một trong hai tiêu chí trên, ban quản lý cấp cao của công ty phải được tuyên bố là UBO.

Công ty TNHH một thành viên của tôi có cần nộp tờ khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) không?

Đúng vậy. Tất cả các pháp nhân Armenia đều phải nộp tờ khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO), bao gồm cả các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên mà người sáng lập duy nhất là cá nhân. Không có trường hợp ngoại lệ nào dựa trên loại hình công ty hoặc cơ cấu sở hữu.

Tôi sở hữu công ty Armenia của mình thông qua một công ty mẹ nước ngoài. Tôi tính toán quyền sở hữu gián tiếp như thế nào?

Nhân tỷ lệ sở hữu qua từng mắt xích trong chuỗi. Ví dụ, nếu bạn sở hữu 80% một công ty TNHH của Mỹ, công ty này lại sở hữu 50% một công ty Armenia, thì sự tham gia gián tiếp của bạn là 40% (80% × 50%). Cả quyền sở hữu trực tiếp và gián tiếp đều phải được ghi rõ trong bản kê khai, cùng với toàn bộ chuỗi các thực thể trung gian.

Các chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng ở nước ngoài cần cung cấp những giấy tờ gì?

Các chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng ở nước ngoài phải cung cấp bản sao hộ chiếu kèm bản dịch tiếng Armenia đã được công chứng. Nếu hộ chiếu không có sẵn tại Armenia, cần phải có thêm bản sao đã được hợp pháp hóa (có chứng thực lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự) để việc dịch thuật và công chứng có thể được thực hiện tại địa phương. Hãy dự trù từ hai đến bốn tuần cho quá trình này. Đối với việc xác nhận hàng năm khi không có gì thay đổi, bạn không cần phải nộp lại các tài liệu này.

Nếu tôi bỏ lỡ hạn chót ngày 20 tháng 2 thì sao?

Nộp hồ sơ muộn sẽ bị phạt hành chính từ 30,000 đến 100,000 AMD (khoảng 78–260 đô la Mỹ). Tuy nhiên, có một ngoại lệ: nếu bạn khắc phục vi phạm và nộp bằng chứng cho Cơ quan đăng ký Nhà nước trước khi quyết định xử phạt được ban hành, bạn có thể tránh được hoàn toàn khoản phạt. Rủi ro thực tế lớn hơn là các ngân hàng Armenia thường xuyên kiểm tra sổ đăng ký chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) và sẽ yêu cầu bạn cập nhật hồ sơ – điều này có thể gây chậm trễ trong các dịch vụ tài khoản cho đến khi bạn thực hiện việc cập nhật.

Luật sư của tôi có thể thay tôi nộp tờ khai chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) được không?

Có. Người đại diện được ủy quyền có thể nộp hồ sơ thay mặt công ty bằng giấy ủy quyền (bản sao quét được chấp nhận). Điều này thường áp dụng cho các công ty có vốn đầu tư nước ngoài mà người sáng lập không có mặt trực tiếp tại Armenia.

Có phí cho việc khai báo chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) hàng năm không?

Nếu bạn chỉ đơn thuần xác nhận rằng thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO) của bạn không thay đổi kể từ lần khai báo trước, thì sẽ không phải nộp thuế tiểu bang. Nếu bạn đang nộp bản khai báo cập nhật phản ánh những thay đổi về cơ cấu sở hữu hoặc kiểm soát của mình, thuế tiểu bang là 10,000 AMD (~26 đô la).